Greindl & Köck

Blog

Zugriff des Dienstgebers auf die E-Mails der Dienstnehmer

Ein E-Mail-Zugang ist heutzutage für so gut wie jeden Dienstnehmer eingerichtet.

Es stellen sich jedoch im Zusammenhang mit diesen E-Mail-Accounts oft rechtliche Fragen, welche nachstehend kurz beantwortet werden sollen.

Sind E-Mails an die Dienstadresse geheim?

Laut Datenschutzbehörde kommt es hier in einem ersten Schritt darauf an, ob die private Nutzung der Dienstadresse ausdrücklich erlaubt ist, denn für diesen Fall gibt es noch keine gesetzliche Regelung.  Die DSB hat sodann in einer jüngst ergangenen Entscheidung festgehalten, dass der Arbeitgeber das Recht hat, in die Mails des (ehemaligen) Dienstnehmers Einsicht zu nehmen sofern ein überwiegendes und berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme besteht.

Was passiert mit einem betrieblichen E-Mail-Account nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters?

Wenn es Regelungen im Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarungen gibt, die im Zusammenhang mit der Nutzung eines betrieblichen „E-Mail-Accounts“ stehen, dann sind diese für eine weitere Beurteilung maßgeblich.

Wenn eine Privatnutzung untersagt wurde, dann kann der Arbeitgeber davon ausgehen, dass sich in dem betroffenen Postfach nur dienstliche Mails befinden. Der Arbeitgeber darf daher nach unbearbeiteten dienstlichen E-Mails suchen und den Account des ausgeschiedenen Mitarbeiters auch löschen.

Wurde die Privatnutzung hingegen erlaubt, dann darf eine Löschung des Accounts nur mit Zustimmung des betroffenen Dienstnehmers stattfinden. Sofern keine Zustimmung eingeholt werden kann, darf der Account nach einem längeren Zuwarten (der Arbeitgeber kann davon ausgehen, dass der Arbeitnehmer kein Interesse mehr an seinen privaten Daten hat) gelöscht werden. Wie lange dieses „Zuwarten“ zu dauern hat, kann nicht pauschal gesagt werden.

Es empfiehlt sich daher grundsätzlich, sowohl bei Dienstbeginn als auch bei Beendigung des Dienstverhältnisses das weitere Vorgehen betreffend die E-Mails des Dienstnehmers hinreichend und klar zu definieren und eine schriftliche Vereinbarung darüber abzuschließen, um sowohl bei der Einsicht in die E-Mails als auch bei der Löschung auf der sicheren Seite zu sein.