Virtuelle Gesellschafterversammlungen – Regelung im Gesellschaftsvertrag erforderlich!

COVID-19 Maßnahmen, wie Ausgangs- und Kontaktbeschränkungen machten es erforderlich, dass zu Zeiten der Pandemie eine gesetzliche Grundlage geschaffen wurde, um  virtuelle Gesellschafterversammlungen vorübergehend zu ermöglichen. Diese Bestimmungen wurden bisher wiederholt um ein halbes Jahr verlängert, laufen jedoch am 30.06.2023 endgültig aus.

Virtuelle Versammlungen im Dauerrecht:

Um virtuelle und hybride Gesellschafterversammlungen dauerhaft zu ermöglichen, liegt nun der Entwurf zum „Virtuelle Gesellschafterversammlungen-Gesetz“ (VirtGesG) vor, das ab 14.07.2023 in Kraft treten soll. Der wichtigste Unterschied zur derzeitigen Rechtslage ist, dass virtuelle Versammlungen nur zulässig sind, wenn das der Gesellschaftsvertrag oder die Satzung so vorsieht.

Von der neuen Regelung umfasst sind die Hauptversammlung von AG und SE, die Generalversammlung der GmbH sowie die Versammlungen von Vereinen und Sparkassen. Versammlungen von Organmitgliedern (z. B. des Vorstandes, der Geschäftsführung oder des Aufsichtsrates) werden vom VirtGesG nicht geregelt. Nach allgemeinen Regeln dürfte auch hier eine virtuelle Sitzung möglich sein, auf Grund der unterbliebenen expliziten Regelung ist allerdings keine Rechtssicherheit gegeben.

Gestaltungsmöglichkeiten:

Welche Art der gesetzlich möglichen virtuellen Versammlung gewählt wird und welche Software dabei verwendet werden soll, ist im Gesellschaftsvertrag zu bestimmen. Alternativ kann auch festgelegt werden, dass das einberufende Organ diese Entscheidungen flexibel treffen kann.

Formen von virtuellen Versammlungen:

• Einfache virtuelle Versammlung
  Bei einer einfachen virtuellen Versammlung, wie etwa einer Videokonferenz über Zoom oder Teams, muss eine akustische und optische Verbindung in beide Richtungen zur Verfügung stehen. Dabei muss es jedem Teilnehmer möglich sein, sich zu Wort zu melden.

• Moderierte Versammlung
  Hohe Teilnehmeranzahlen können es technisch sinnvoller machen, eine Ein-Weg Übertragung, mit einem Moderator, der die Debatte führt, zu wählen. Gesellschaftern muss es dabei dennoch möglich sein, sich elektronischen mitzuteilen. Der Moderator hat auch Wortmeldungen über Videokommunikation zuzulassen.

• Hybride Versammlung
  Den Gesellschaftern kann auch die Wahl gelassen werden sich bei derselben Versammlung zwischen einer physischen und virtuellen Teilnahme zu entscheiden. Die Gleichbehandlung der anwesenden und zugeschalteten Teilnehmer ist dabei sicherzustellen.

Sonderfall: Börsennotierte Aktiengesellschaften

Zusätzlich zu den allgemeinen Regelungen, gibt es bei börsennotierten AG Zusatzbestimmungen, die besonders Kleinanleger schützen sollen:

• Aktionäre können schon vor der Versammlung elektronisch ihr Fragen und Beschlussanträge elektronisch einbringen
• Es besteht ein Minderheitenrecht für Aktionäre, die zusammen zumindest 10% des Grundkapitals halten. Sie können verlangen, dass die nächste Versammlung physisch oder hybrid durchgeführt wird, wenn die zuletzt stattgefundene Hauptversammlung virtuell stattgefunden hat.
• Die Bestimmungen in der Satzung zu einer virtuellen oder hybriden Versammlung sind mit fünf Jahren befristet und müssen dann neu festgelegt werden.

Handlungsbedarf für Gesellschaften!

Virtuelle Gesellschafterversammlungen können, sofern der Gesetzesentwurf wie geplant umgesetzt wird, ab Ende Juni nur mehr mit entsprechender Regelung im Gesellschaftsvertrag durchgeführt werden. Will eine Gesellschaft weiterhin Online-Versammlungen durchführen, so hat sie ihren Gesellschaftsvertrag ehestmöglich zu ändern.